En esta era digital, la Facturación Electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas que buscan mejorar su eficiencia y agilizar sus procesos administrativos. Sin embargo, existen muchos mitos y confusiones en torno a este tema, de allí la importancia de explicar algunos de estos
Las transacciones comerciales han existido durante siglos, siendo una actividad innata de las personas, que vieron el nacer de la misma en los famosos “trueques”.
Este proceso ha experimentado cambios con la tecnología, no solo ante la llegada del comercio electrónico, sino también a otro tipo de soluciones que se han utilizado para facilitar este proceso, como los pagos electrónicos y la Facturación Electrónica.
Esta última es una herramienta esencial para empresas y negocios, no solo para salvaguardar la información, sino también por su trazabilidad, seguridad y practicidad de consulta de documentos en la nube.
Aunque sus beneficios son varios existen algunos mitos importantes que es necesario aterrizar en verdades.
Mito #1: «La Factura Electrónica no tiene validez legal».
Verdad: la Dirección General de Ingresos (DGI) clasifica la Factura Electrónica como «un documento fiscal digital legalmente válido que tiene un registro de la operación comercial».
Mito #2: «No existe ahorro de dinero con esta tecnología».
Verdad: al utilizarla se logra un ahorro significativo en las empresas, ya que ya no es necesario invertir en grandes cantidades de papel debido a que la factura se envía de forma digital, reduciendo los costos de impresión. También se reducen los gastos en tintas e incluso en logística, para recoger o enviar dicho documento. Con este sistema también se ahorra tiempo y espacio físico de resguardo.
Mito #3: «La Facturación Electrónica es solo para grandes empresas».
Verdad: este sistema no solo está destinado a empresas grandes, sino también para medianas, pequeñas y emprendedores que deseen agilizar sus procesos de Facturación Electrónica.
Rafael Montero, CEO de GuruSoft (empresa especialista en el rubro) específica que “existen diferentes soluciones como eDoc y eDoc Pyme, desarrolladas por GuruSoft, que tienen como objetivo integrar esta solución en el día a día de todo tipo de negocios, para ayudarles a ser más eficientes y productivos».
Mito #4: «No creo que se pueda migrar a la Facturación Electrónica de forma voluntaria. Hay que esperar que nos avisen».
Verdad: para empezar a disfrutar de los beneficios de esta tecnología no es necesario esperar a las fechas de obligatoriedad. Se puede migrar voluntariamente siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos por la DGI.
Mito #5: «Es difícil recibir una Factura Electrónica».
Verdad: según la entidad fiscal, una vez que los datos hayan sido proporcionados a la empresa, la factura puede ser enviada por correo electrónico, pero si se requiere el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE) en forma física, el cliente puede solicitarlo sin ningún inconveniente.
¿Qué se espera para la Facturación Electrónica en los próximos meses?
La Facturación Electrónica ha tenido un impacto positivo en Panamá, su desarrollo e implementación han permitido al país avanzar en términos de seguridad de la información, gestión contable y productividad empresarial.
En relación con esto, Montero menciona: «esto es un paso adelante en el avance tecnológico del país y promete ser un modelo indispensable para el futuro empresarial, que hoy es una realidad en América Latina».
El CEO de GuruSoft también señala que es importante capacitarse en el tema y contar con el respaldo de un Proveedor Autorizado Calificado (PAC) por la DGI. «Es fundamental que las empresas tengan un aliado tecnológico que contribuya al proceso de facturación, con altos estándares de calidad tanto en servicio como seguridad de la información».
Respecto a aquello, la empresa panameña GuruSoft ha reconocido la necesidad abordar esta modalidad integralmente, con expertos en el área que asesoren de manera adecuada a cada contribuyente que necesite implementarla en su negocio. Es por eso que son PAC y cuentan con la certificación ISO 27001:2013 (seguridad de la información), lo cual refleja su compromiso hacia sus clientes.
La empresa tiene más de 15 años ofreciendo soluciones tecnológicas, y más de 10 años en Facturación Electrónica, con presencia en 10 países de Latinoamérica y más de 5.000 proyectos desarrollados con éxito.